Teknik Mengambil Keputusan dengan Mengenali Akar Permasalahan

Diagram Ishikawa sering juga disebut sebagai diagram “sebab-akibat” atau diagram “tulang ikan”. Diagram ini adalah sebuah alat grafis yang digunakan untuk mengeksplorasi dan menampilkan pendapat tentang komponen inti suatu kondisi di dalam organisasi. Diagram ini juga dapat menyusuri sumber-sumber penyebab atas suatu masalah. Orang yang pertama kali mengenalkannya adalah Kaoru Ishikawa, seorang penemu alat-alat permesinan di tahun 1960-an. Walau terbilang lama, teknik ini masih banyak digunakan oleh para pengambil keputusan hingga hari ini karena kesederhanaan dan kepraktisannya.

Fungsi utama dari diagram Ishikawa adalah untuk mendapatkan beberapa sumber kunci yang memberikan kontribusi paling signifikan terhadap masalah yang sedang diperiksa. Sumber-sumber ini kemudian dipilih untuk proses perbaikan. Diagram ini juga menggambarkan hubungan antara berbagai faktor yang mungkin memengaruhi satu dengan lainnya.

Gambar di bawah adalah model diagram Ishikawa yang sederhana. Seperti diinformasikan di awal, diagram ini sering juga disebut dengan beberapa nama seperti diagram Ishikawa, diagram Cause-and-Effect, diagram Fishbone, dan Root Cause Analysis.

Konsep ini memberikan acuan penyebab utama (tulang besar) yang bersumber dari “4M”, yaitu: “materials”, “machines”, “manpower”, dan “methods”. Walau dalam pengembangannya, kita bebas melakukan modifikasi sesuai dengan masalah yang dihadapi. Barulah dari penyebab utama tadi kita pecah lagi menjadi poin-poin spesifik (tulang kecil).
Kuncinya adalah mendapatkan 3–6 kategori utama yang mencakup hal-hal yang berpengaruh paling besar. Jika pemimpin ingin mendapatkan informasi dan ide-ide tambahan, umumnya mereka melakukan brainstorming bersama tim yang berhubungan langsung dengan permasalahan yang ingin dipecahkan. Ide-ide besar diletakkan di “tulang besar” sedangkan ide spesifik diletakkan pada “tulang kecil”. Semakin detail sebuah ide melihat sebuah permasalahan maka akan semakin baik. Kedalaman maksimum “tulang” ini biasanya berkisar empat atau lima tingkat. Ketika gambar sudah lengkap dengan merujuk pada semua kemungkinan, proses penggambaran diagram ini bisa dianggap selesai.
Diagram “Cause-and-Effect” ini dapat digunakan oleh individu ataupun tim. Jika diterapkan kepada tim kerja, awalnya dimulai oleh pemimpin yang menggambarkan permasalahan utama yang akan dibahas, lalu meminta bantuan tim kerja untuk menentukan penyebab utama satu per satu dengan menggambarkannya di papan tulis dalam bentuk tulang besar maupun kecil. Tim ikut terlibat dengan mengajukan beberapa pertanyaan relevan dan signifikan, sambil terus mengeksplorasi semua kemungkinan sampai dirasa seluruh gambar telah terisi cukup untuk melihat secara menyeluruh dari semua sumbernya. Setelah gambar dianggap lengkap, seluruh tim ikut terlibat untuk menemukan kemungkinan dari akar penyebab masalah utama tersebut.
Diagram Ishikawa sangat bermanfaat bagi organisasi yang telah menerapkan knowledge management. Cukup dengan mengumpulkan ide-ide kelompok dalam suatu cara yang sistematis sudah bisa memfasilitasi pemahaman dan menemukan diagnosis dari sebuah masalah yang dihadapi sebuah organisasi.

Cara Menerapkan Diagram Ishikawa

1. Tuliskan sebuah masalah utama yang ingin diteliti ke dalam kotak paling kanan.
2. Seluruh anggota tim diajak untuk mengemukakan dan menemukan semua sumber permasalahan yang nyata maupun berpotensi muncul.
3. Temukan penyebab-penyebab utama untuk dimasukkan ke dalam “tulang besar” yang akan dipasangkan ke dalam diagram. Seperti contoh di atas, “tulang besar” yang umum digunakan adalah “materials”, “machines”, “manpower”, dan “methods”. Hal ini sekali lagi tidaklah berlaku mutlak, silakan disesuaikan dengan masalah yang ada.
4. Bentuklah beberapa kelompok diskusi yang jumlahnya sesuai dengan jumlah penyebab utama yang ditemukan pada proses sebelumnya, karena nantinya setiap kelompok akan menyelidiki lebih detail tiap penyebab utama tersebut. Idealnya, kelompok ini dibentuk sesuai bidang yang berhubungan dengan penyebab utama tersebut. Contohnya, untuk penyebab yang bersumber dari “mesin”, hendaknya dikupas oleh kelompok yang anggotanya berasal dari divisi produksi ataupun maintenance.
5. Tiap-tiap kelompok mulai mencari faktor-faktor yang menjadi penyebab dari masalah utama dalam bagiannya, dan nantinya akan diletakkan sebagai “tulang kecil”.
6. Hal yang perlu diperhatikan dalam diskusi ini adalah setiap variabel yang ditemukan haruslah spesifik, terukur, dan dapat dikendalikan.
7. Pada akhirnya tiap kelompok mempresentasikan kepada keseluruhan tim atas hal-hal yang mereka dapatkan dalam diskusi, dan setiap temuan mereka dimasukkan ke dalam gambar besar dari semua kelompok sehingga terciptalah diagram Ishikawa yang utuh.

Hambatan-hambatan yang mungkin muncul dari pemimpin maupun anggota tim adalah:

• tidak memiliki sikap terbuka sehingga tidak mampu melihat permasalahan secara utuh atau menyangkal adanya masalah dan tidak bisa menerima ide-ide baru;
• takut salah dan takut dianggap tidak kompeten sehingga enggan untuk mengemukakan pendapat;
• terlalu emosional dan berpikir subjektif sehingga tidak mampu melihat secara objektif atas sebuah masalah;
• terlalu kaku dan serius selama proses pemecahan masalah, hal ini dapat menghambat ide-ide “di luar kotak” dan kreativitas muncul;
• terlalu mengejar penyebab masalah yang bersumber dari faktor eksternal sehingga meletakkan tanggung jawab pada orang lain maupun situasi di luar diri maupun di luar tim kerja. Kondisi tersebut sangat tidak produktif, sehingga selama proses ini tidak banyak solusi yang dapat dilahirkan darinya.

Kunci dalam Menerapkan Diagram Ishikawa:

• belajarlah untuk membedakan antara penyebab dan gejala. Fokuskan energi dalam mencari penyebab, jangan terjebak dengan jawaban-jawaban yang berupa gejala;
• ide yang dimiliki jangan hanya disimpan di benak pemimpin dan anggota saja, tuangkan ke dalam diagram karena hal ini berpeluang memicu ide dan masukan dari anggota lainnya;
• diagram yang telah digambarkan utuh jangan takut untuk di-review (dilihat kembali) dan di-refresh (diperbarui) jika sudah tidak relevan;
• beri perhatian khusus pada penyebab yang muncul berulang kali;
• review tiap kategori penyebab utama. Prioritaskan pembenahan pada penyebab yang paling signifikan terlebih dahulu;
• uji kemungkinan penyebab yang paling signifikan tadi dengan data dan fakta pendukung lainnya.

Selamat mencoba, karena hasil akhir yang berkualitas dimulai dengan implementasi berkualitas (quality implementation/QI). (Kevin Wu)

sumber :  http://sme.marketing.co.id/2012/03/16/diagram-ishikawa-teknik-mengambil-keputusan-dengan-mengenali-akar-permasalahan/